Najaarsrapportage 2019

Bijlage 3: Rapportage verbeteropgaven

Bijlage 3: Rapportage verbeteropgaven

De vier verbetersporen van ‘Utrecht ontwikkelt’
In het voorjaar van 2018 is de organisatieontwikkeling hervat met de CMT-notitie ‘Provincie Utrecht Opgavegericht’. Centraal uitgangspunt daarin is het herstellen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid als leidende principes in onze organisatie. In 2019 kwamen daar de resultaten van het Medewerkers TevredenheidsOnderzoek,  het nieuwe coalitieakkoord en de aanbevelingen uit de onderzoeken rondom de Uithoflijn, de Dolderseweg en de jaarrekening 2017 bij. Het redressplan dat is opgesteld om uitvoering te geven aan die maatregelen kent vier verbetersporen en loopt tot eind 2020. Deze sporen zijn gericht op het gezond maken van het bedrijfsvoeringsfundament van de organisatie en zet de professionele ontwikkeling van de medewerkers centraal.

Het college rapporteert periodiek en in samenhang over de voortgang van dit redressplan. Gezien de relatief korte tijd tussen het vaststellen van de jaarrekening 2017 en de rapportage in het kader van de najaarsnota, volstaan we hier nu met een verwijzing naar de jaarrekening 2017 en een verkorte samenvatting. De aanbevelingen uit de jaarrekening 2017 zijn in deze rapportage nog niet verwerkt omdat de najaarsrapportage 2019 sluit op 30 juni 2019. In de beschouwing bij de jaarrekening “Lessons Learned” is de volledige lijst met acties uit het redressplan opgenomen.
Van alle genoemde verbetermaatregelen die vermeldt staan bij de beschouwing op de jaarrekening 2017, worden hier alleen de maatregelen genoemd die in uitvoering zijn. Reeds afgeronde en geïmplementeerde maatregelen zijn van de actielijst afgevoerd.
De vier verbetersporen:

1. Structuuraanpassing (interne governance)
2. Procesverbetering 
3. Cultuurverandering
4. Kwaliteitsverbetering (kennis en kunde).

Ad 1. Onze structuuraanpak was ten eerste gericht op het herstellen van aanspreekbaarheid in de organisatiestructuur door het alsnog afronden van de vastgelopen reorganisatie. Het ging daarbij om het benoemen van teamleiders, voor het reguliere werk en het borgen van expertise, en het benoemen van opgavemanagers voor teamoverstijgende concernopdrachten. Daardoor kan het Concern Managementteam (CMT) meer aandacht besteden aan een wijzigende rol in de concernsturing. 
Het CMT heeft op 20 februari 2019 een herbezinning van haar rol en functioneren aangekondigd. Daaruit is het voorstel gekomen om binnen de bestaande kaders aanpassingen in de topstructuur te doen om beter voorbereid te zijn op de uitdagingen van de komende jaren.
Ad 2. Onze aanpak is ten tweede gericht op het aanscherpen van interne processen, rolverdelingen en mandaten, zodat verantwoordelijkheid en ‘checks-and-balances’ weer in het juiste evenwicht komen.
Ad 3. Onze aanpak is ten derde gericht op het stimuleren van de professionele verantwoordelijkheid als houding en gedrag van al onze medewerkers. Dit is en blijft de basis voor de kwaliteit van de provinciale organisatie. 
Ad 4. Kwaliteitsverbetering raakt onze mensen en middelen in de organisatie. Het gaat daarbij het verbeteren van de kwaliteit van onze financiële systemen en de beheersing hiervan. Maar ook om het verbeteren van de kwaliteit, de kennis en kunde en het lerend vermogen van onze medewerkers.
Hieronder geven wij, ingedeeld in deze vier categorieën, een overzicht van de verbetermaatregelen die wij reeds hebben getroffen of gaan treffen.

Acties

Voortgang/planning

Verbeterspoor 1: Structuren en systemen

1

2

Werving en benoeming opgavemanagers

Herijken aansturing bedrijfsvoering en control op CMT-niveau d.m.v. extra CMT-lid met concernbrede verantwoordelijkheid voor de organisatie van bedrijfsprocessen

Ingangsdatum januari 2019, werving en benoeming plaatsgevonden. Werkwijze en implementatie is onderdeel van het reguliere werkproces
Besluit genomen, werving in uitvoering, implementatie najaar 2019

Verbeterspoor 2: Procesverbetering

3

4

Programmeren als proces om sturing en prioriteit te geven aan grote projecten inclusief risicoprofiel

Specifiek control-regime instellen op complexe hoog-risico projecten, waaronder onafhankelijk risicomanagement, centraal contractmanagement en onafhankelijke kostentoetsing

Concernopdracht. Onderdeel van het reguliere werkproces

Aanscherpingen gedaan sinds 2017. Nieuw regime gereed zomer 2020

5

Inrichten contractmanagement op concernniveau.

Voorstel naar verwachting gereed najaar 2019.

6

Aanscherping van de regels rond het vaststellen van Voorstellen tot Wijziging (VTW), inclusief onafhankelijke kostenexpertise.

Plan van aanpak gereed september 2019

7

Versterking financiële functie onder andere door tussentijds maandelijks afsluiten van financiële administratie.

Oplevering voorzien juli 2020

8

Aanscherpen onderlinge rollen, taken en verantwoordelijkheden, inclusief opdrachtgever-opdrachtnemerschap (OGON) en implementatie nieuwe mandaatregeling.

- Herijkte Leidraad OGON (sept 2019)
- Nieuwe mandaatregeling in GS (maart 2019)
1e Trainingscyclus OGON sept ‘19 – feb ‘20

9

10

Integriteitsscreening van medewerkers op kwetsbare functies

Herijken rol en positie Team Grondzaken (inclusief onderzoek naar het centraliseren van het beheer van alle provinciaal onroerend goed.

In ontwikkeling als onderdeel van het integriteitsplan

In ontwikkeling. Besluitvorming voorzien najaar 2019 implementatie voorjaar 2020

11

Verbrede toepassing en mogelijk aanpassing handelingskader Grondzaken

In ontwikkeling. Besluitvorming voorzien najaar 2019

Verbeterspoor 3: Cultuurverandering

12

Herstel van dialoog en vertrouwen binnen de organisatie, zowel in verticale sturing als in collegiale adviesrelaties.

Permanente actie.

13

Ondersteuning en aanspreken van medewerkers op rolverwachtingen, rolneming, inhoudelijke expertise en HR/loopbaanontwikkeling

Traject voor intervisie en persoonlijke leiderschap in ontwikkeling

14

Implementatieproces bij herijkte mandaatregeling.

Start sept 2019 als onderdeel van de OGON trainingsproces

15

16

Het beter toezien en elkaar aanspreken, op alle niveaus in de organisatie, op de naleving van interne procedures en afspraken.

Matchen als proces om alle medewerkers transparant en open toegang te geven tot werken in opgaveteams

Traject voor intervisie en persoonlijke leiderschap in ontwikkeling

Gestart en onderdeel van het reguliere werkproces.

Verbeterspoor 4: Kwaliteitsverbetering

17

18

Leidraad advisering en signalering van de cluster inkoop

Leidraad Advisering en Signalering: rolneming in interne adviesprocessen (organisatiecultuur; mede nav nieuwe mandaatregeling)

Knelpunten geïnventariseerd. Deze leidraad wordt als basis gebruikt voor de generieke leidraad over advisering en signalering.
In ontwikkeling

19

Bevorderen dat de organisatie de principes van De lerende organisatie volgt

Onderdeel van lopende  organisatieontwikkeling en aankomend traject intervisie en persoonlijk leiderschap

ga terug