Bijlage 3: Rapportage verbeteropgaven

De vier verbetersporen van ‘Utrecht ontwikkelt’
In het voorjaar van 2018 is de organisatieontwikkeling hervat met de CMT-notitie ‘Provincie Utrecht Opgavegericht’. Centraal uitgangspunt daarin is het herstellen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid als leidende principes in onze organisatie. In 2019 kwamen daar de resultaten van het Medewerkers TevredenheidsOnderzoek,  het nieuwe coalitieakkoord en de aanbevelingen uit de onderzoeken rondom de Uithoflijn, de Dolderseweg en de jaarrekening 2017 bij. Het redressplan dat is opgesteld om uitvoering te geven aan die maatregelen kent vier verbetersporen en loopt tot eind 2020. Deze sporen zijn gericht op het gezond maken van het bedrijfsvoeringsfundament van de organisatie en zet de professionele ontwikkeling van de medewerkers centraal.

Het college rapporteert periodiek en in samenhang over de voortgang van dit redressplan. Gezien de relatief korte tijd tussen het vaststellen van de jaarrekening 2017 en de rapportage in het kader van de najaarsnota, volstaan we hier nu met een verwijzing naar de jaarrekening 2017 en een verkorte samenvatting. De aanbevelingen uit de jaarrekening 2017 zijn in deze rapportage nog niet verwerkt omdat de najaarsrapportage 2019 sluit op 30 juni 2019. In de beschouwing bij de jaarrekening “Lessons Learned” is de volledige lijst met acties uit het redressplan opgenomen.
Van alle genoemde verbetermaatregelen die vermeldt staan bij de beschouwing op de jaarrekening 2017, worden hier alleen de maatregelen genoemd die in uitvoering zijn. Reeds afgeronde en geïmplementeerde maatregelen zijn van de actielijst afgevoerd.
De vier verbetersporen:

1. Structuuraanpassing (interne governance)
2. Procesverbetering 
3. Cultuurverandering
4. Kwaliteitsverbetering (kennis en kunde).

Ad 1. Onze structuuraanpak was ten eerste gericht op het herstellen van aanspreekbaarheid in de organisatiestructuur door het alsnog afronden van de vastgelopen reorganisatie. Het ging daarbij om het benoemen van teamleiders, voor het reguliere werk en het borgen van expertise, en het benoemen van opgavemanagers voor teamoverstijgende concernopdrachten. Daardoor kan het Concern Managementteam (CMT) meer aandacht besteden aan een wijzigende rol in de concernsturing. 
Het CMT heeft op 20 februari 2019 een herbezinning van haar rol en functioneren aangekondigd. Daaruit is het voorstel gekomen om binnen de bestaande kaders aanpassingen in de topstructuur te doen om beter voorbereid te zijn op de uitdagingen van de komende jaren.
Ad 2. Onze aanpak is ten tweede gericht op het aanscherpen van interne processen, rolverdelingen en mandaten, zodat verantwoordelijkheid en ‘checks-and-balances’ weer in het juiste evenwicht komen.
Ad 3. Onze aanpak is ten derde gericht op het stimuleren van de professionele verantwoordelijkheid als houding en gedrag van al onze medewerkers. Dit is en blijft de basis voor de kwaliteit van de provinciale organisatie. 
Ad 4. Kwaliteitsverbetering raakt onze mensen en middelen in de organisatie. Het gaat daarbij het verbeteren van de kwaliteit van onze financiële systemen en de beheersing hiervan. Maar ook om het verbeteren van de kwaliteit, de kennis en kunde en het lerend vermogen van onze medewerkers.
Hieronder geven wij, ingedeeld in deze vier categorieën, een overzicht van de verbetermaatregelen die wij reeds hebben getroffen of gaan treffen.